Berdasarkan tulisan tentang Beberapa Fungsi manajemen, jika dikaitkan dengan konteks perpustakaan digital, maka kegiatan manajemen perpustakaan digital juga terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan perpustakaan digital.
Fungsi Manajemen Perpustakaan Digital
a. Perencanaan Perpustakaan Digital
Beberapa kegiatan perencanaan yang ada dalam pengelolaan perpustakaan digital menurut Rubiatul (2007) ialah (1) menentukan siapa yang menjadi sasaran dari perpustakaan digital, (2) penetapan tujuan yang akan dicapai secara maksimal, (3) Penentuan lokasi gedung atau ruangan dari perpustakaan digital, (4) Pengadaan perabotan dan perlengkapan, serta perangkat digital, (5) penentuan personalia perpustakaan digital, (6) bagaimana sistem pelayanan perpustakaan digital yang ada disekolah.b. Pengorganisasian Koleksi Digital
Tujuan pengorganisasian koleksi digital tentu saja untuk menghasilkan suatu informasi yang berguna bagi pengguna. Saat ini banyak perpustakaan yang mempertimbangkan untuk mengkonversi isi intelektual dari koleksi yang dimilikinya ke dalam bentuk digital.Terdapat beberapa tahapan dalam pengelolaan koleksi digital yang harus dilakukan sampai proses pelayanan atau dapat ditemu kembali, diantaranya: (1) pengadaan; (2) pengolahan; (3) pelestarian.
1) Pengadaan koleksi digital
Pengadaan koleksi digital merupakan proses dimana koleksi ini diperoleh. Pengadaan koleksi melalui penyedia koleksi digital atau database dapat dilakukan dengan cara membeli atau berlangganan.Perpustakaan dapat secara langsung menghubungi penulis atau penerbit untuk mendapatkan hak akses ke dalam sumber informasi digital. Cara lain yang bisa dilakukan dengan membuka link atau jaringan ke server yang disediakan oleh rekanan, penerbit atau institusi lain yang mungkin mempunyai kesepakatan dengan perpustakaan (Arianto, 2008).
2) Pengolahan koleksi digital
Pengolahan koleksi digital atau sering disebut digitalisasi merupakan proses mengolah koleksi dari cetak ke dalam media digital atau elektronik melalui proses scanning, editing, dan uploading.Scanning merupakan proses memindai (men-scan) dokumen dalam bentuk cetak dan mengubahnya ke dalam bentuk berkas digital. Berkas yang dihasilkan dalam contoh ini adalah berkas PDF.
Editing,yaitu proses mengolah berkas PDF di dalam komputer dengan cara memberikan password, watermark, catatan kaki, daftar isi, hyperlink, dan sebagainya.
Kebijakan mengenai hal-hal apa saja yang perlu diedit dan dilindungi didalam berkas tersebut disesuaikan dengan kebijakan yang telah ditetapkan perpustakaan.
Uploading, adalah proses pengisian (input) metadata dan meng-upload berkas dokumen tersebut ke digital library. Berkas yang di-upload adalah berkas PDF yang berisi full text karya akhir dari mulai halaman judul hingga lampiran, yang telah melalui proses editing (Suryandari, 2007: 234-235).
3) Pelestarian koleksi digital
Pelestarian koleksi menurut Sulistyo-Basuki (1991: 271) mencakup semua aspek usaha melestarikan bahan pustaka dan arsip, termasuk di dalamnya kebijakan pengelolaan, keuangan, sumber daya manusia, metode dan teknik penyimpanannya.Feather (1996: 5), mendefinisikan pelestarian sebagai segala kegiatan berupa tindakan preventif, yang tujuannya untuk melindungi dan mengamankan koleksi perpustakaan, untuk menjamin ketersediaan, akses, dan penggunaannya.
Berdasarkan pendapat di atas, maka pelestarian mencakup sumber daya manusia, penyimpanan, dan perlindungan. Dalam hal sumber daya manusia, ditekankan bahwa staf perpustakaan harus memiliki pengetahuan tentang prinsip pelestarian, penyimpanan, dan cara menangani bahan pustaka yang dimiliki (Harvey, 1993: 112).
Dalam hal penyimpanan, temperature suhu yang sesuai untuk menyimpan koleksi dalam bentuk optikal disk seperti CD-ROM adalah 18 – 24°C dengan kelembaban 40 – 55% (Harvey, 1993: 85).
Tujuan pelestarian bahan pustaka dan arsip adalah melestarikan kandungan informasi bahan pustaka dan arsip dengan alih bentuk menggunakan media lain atau melestarikan bentuk aslinya selengkap mungkin untuk dapat digunakan secara optimal (Sulistyo-Basuki, 1991: 271).
c. Pelaksanaan Perpustakaan Digital
Wujud dari pelaksanaan perpustakaan digital ialah berupa fasilitas yang disediakan dalam system perpustakaan digital. Tujuan penerapan TI adalah otomasi kerja perpustakaan (Wahyu, 2008: 23).Perubahan ini yang mendorong perpustakaan melakukan modernisasi pelayanan dan menerapkan TI dalam aktivitas keseharianya. Teknologi informasi membantu untuk mempercepat pengguna dalam memperoleh kebutuhan informasi dan membuat system agar layanan perpustakaan tersistematis.
Sebagai gambaran, apabila kita ingin mencari referensi, kita langsung duduk di salah satu meja computer perpustakaan kemudian mengisi form di layar monitor ijin penggunaan (user ID dan password) kemudian kita mengetik buku yang dicari pada kotak pencarian.
Kemudian muncul daftar buku-buku tersebut beserta identitas dan lokasi buku. Setelah itu kita mengklik mengisi kotak peminjaman. Jadi intinya dalah penerapan TI di perpustakaan difungsikan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengelola data-data dalam bentuk basis data serta menyediakanya menjadi informasi yang berguna bagi masyarakat dalam kemasan digital yang fleksibel dan mudah dibagikan.
Fasilitas yang disediakan dalam system perpustakaan digital menurut Wahyu (2008: 135) antara lain : pencarian katalog secara online; pengelolaan data anggota; sirkulasi; pendataan pengunjung.
d. Pengawasan dan Evaluasi Perpustakaan Digital
Pengawasan adalah kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma – norma standar atau rencana – rencana yang sudah ditetapkan sbelumnya (Sutarno NS, 2004: 128).Pengawasan perpustakaan digital dimaksudkan untuk mengetahui efektifitas perpustakaan digital, sehingga akan membantu dalam merencanakan pengembangan perpustakaan yang lebih baik lagi.
Untuk mengetahui efektifitas perpustakaan perlu diketahui indikator tentang kinerja perpustakaan. Kegiatan pembuatan berbagai statistik harus dilakukan secara berkala guna mengetahui arah perkembangan.
referensi:
- Rubiatul. (2012). Manajemen Perpustakaan Berbasis Digital dalam Upaya Membangun Kualitas Sekolah . Diakses dari https://manajemendigilib.wordpress.com/2012/04/10/manajemenperpustakaan-berbasis-digital-dalam-upaya-membangun-kualitas-sekolah/. Pada tanggal 11 September, Jam 16.03 WIB.
- Ary Suryandari.(2007). Aspek Manajemen Perpustakaan Digital. Jakarta: CV Sagung Seto.
- Sulistyo-Basuki.(1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
- M. Solihin Arianto. (2008). Membangun Perpustakaan Digital Berbasis Open Source: Pengalaman Perpustakaan UIN Sunan Kalijaga (makalah). Dipresentasikan pada Program Short Course Manajemen PGRA Program Pascasarjana UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta LPMP, Kalasan, tanggal 1 Desember 2008 sd. 14 Januari 2009.
- Ross Harvey. (1993). Preservation in Libraries: Principles, Strategies and Practice for Librarian. London: Bowker-Saur
- Wahyu Supriyanto & Ahmad Muchsin. (2008). Teknologi Informasi Perpustakaan. Yogyakarta : Kanisius.
